Los eventos virtuales se están convirtiendo en la mejor opción para muchas empresas como consecuencia de la pandemia, y así parece que seguirá siendo hasta dentro de un tiempo. Numerosas compañías han descubierto los grandes beneficios que tienen los eventos digitales frente a los presenciales en términos de reducción de costes y, en muchos casos, una mejor experiencia y comodidad para el usuario, que se manifiesta en mayores ratios de asistencia.

Los eventos digitales facilitan la asistencia desde cualquier lugar del mundo y además permiten medir el engagement y la implicación de los participantes. Resulta decisivo que los eventos ofrezcan una experiencia dinámica y útil para conseguir dicha involucración, ya que de lo contrario los asistentes abandonarán el evento con la misma facilidad con la que accedieron a él.

¿Cómo planificar tus eventos?

Un evento exitoso, ya sea virtual, presencial o híbrido, está necesariamente precedido por una fase de planificación que define el desarrollo del evento y en definitiva su capacidad para conseguir sus objetivos.

En esta fase de planificación general es fundamental plantearse una serie de preguntas de alcance que nos ayudarán a comprender qué espera el cliente de su evento y así ofrecerle el producto que más se ajuste a sus necesidades.

Una de las cuestiones más importantes es conocer y definir cuál es el objetivo del evento, que queremos conseguir: ¿credibilidad?, ¿notoriedad?, ¿presentar un producto?, ¿motivar a nuestros empleados?… etc. De allí sabremos el formato del evento y las necesidades técnicas ya que existen diferentes tipologías como: seminarios web; webinars; conferencias; reuniones de equipos; lanzamiento de producto; o ferias virtuales.

Define tu público objetivo, así como el nivel de interacción que quieres conseguir entre los anfitriones y los asistentes. Por ejemplo, en un seminario no suele existir interacción entre asistentes y anfitriones, por el contrario en una reunión de equipo si existe dicho intercambio. En esta fase es especialmente importante involucrar al equipo técnico, para identificar posibles limitaciones tecnológicas, escuchar sus recomendaciones y realizar evaluaciones.

En el caso concreto de Zoom, la compañía ofrece dos soluciones de videoconferencia; Zoom Meetings que es una herramienta idónea para sesiones interactivas, donde participe la audiencia y esta tenga control de sus funcionalidades, siendo una modalidad más espontánea. Por otro lado, Zoom Webinars está dirigido a grandes audiencias, a eventos abiertos donde los asistentes no suelen interactuar entre sí.

Por último, es fundamental tener siempre presente el presupuesto del que se dispone para el evento, para que nuestro plan se ajuste a la realidad económica, entre los que se encuentran: presupuesto de marketing para promoción y captación de asistentes, desarrollo de contenidos, regalos promocionales, ponentes… etc.

Como vemos, los eventos digitales son la nueva herramienta que permite a las empresas comunicar y fidelizar llegando a un público más amplio con menos coste. Aumentar la notoriedad de marca, optimizar las relaciones, hacer networking, captar leads, dar formación, son algunas de las ventajas que puedes conseguir con ellos.